Informacja o ochronie danych osobowych

Szanowni Państwo,

miło nam, że programy wsparcia finansowego Niemieckiej Centrali Wymiany Akademickiej (DAAD) cieszą się Państwa zainteresowaniem. Państwa dane osobowe są przetwarzane wyłącznie z zachowaniem odpowiednich przepisów obowiązującego prawa o ochronie danych osobowych, w szczególności ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (zwanego dalej „RODO“). Ponieważ przykładamy dużą wagę do ochrony Państwa prywatności, pragniemy obszerniej poinformować, jak w ramach procedury rekrutacyjnej i w przypadku przyznania stypendium DAAD są przetwarzane Państwa dane osobowe oraz jakie prawa przysługują Państwu z tego tytułu.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu uregulowań prawnych o przetwarzaniu danych osobowych jest:

Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V.

Kennedyallee 50

53175 Bonn (Niemcy)

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Poniżej przedstawiamy informację o celach i podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych w ramach procedury rekrutacyjnej DAAD i przyznawanych przez DAAD stypendiów. Przetwarzamy Państwa dane osobowe, kiedy jest to niezbędne w celu przeprowadzenia procedury rekrutacyjnej i przygotowania oraz realizacji Państwa stypendiów. Dlatego wymagamy tylko danych osobowych niezbędnych dla przeprowadzenia procedury rekrutacyjnej i przygotowania oraz realizacji przyznanego Państwu stypendium. Brak tych danych uniemożliwiłby nam przeprowadzenie procedury rekrutacyjnej i ewentualne przyznanie stypendium.

Cele przetwarzania danych obejmują w szczególności:

a) przeprowadzanie procedury rekrutacyjnej i kwalifikacyjnej;

b) przygotowanie i realizację stypendiów;

c) regularne sprawdzanie rezultatów przyznanych stypendiów. Na podstawie umów o dotacje zawieranych z podmiotami współfinansującymi, DAAD jest zobowiązana do zlecania regularnej weryfikacji rezultatów wsparcia finansowego poprzez naukowe ewaluacje lub działania zapewniające jakość jej ofert stypendialnych. W tym celu oraz w celu optymalizacji i zapewnienia jakości naszych ofert stypendialnych otrzymujecie Państwo, o ile przewidują to wytyczne przyznanego Państwu stypendium, odpowiednie kwestionariusze ankietowe na początku, na koniec i po trzech latach od zakończenia stypendium. Udzielenie odpowiedzi oraz odesłanie kwestionariuszy jest w tym wypadku obligatoryjne. Nadesłane przez Państwa ankiety są niezwłocznie pseudonimizowane, co znacząco utrudnia ich powiązanie z Państwa osobą. Jedynie odpowiedzi wymagane ze względu na obowiązek sprawozdawczości wobec finansujących nas podmiotów są przechowywane w formie niepseudonimizowanej i usuwane po upływie sześciu lat. Dodatkowo dane dotyczące Państwa stypendium są opatrywane znacznikiem, który umożliwia sprawdzenie, czy udzieliliście już Państwo odpowiedzi na ankietę.

d) udostępnianie Państwa danych osobowych: - wewnętrznej administracji DAAD utrzymującej kontakty z byłymi stypendystami (dotyczy przyznanych stypendiów)

W ramach utrzymywania kontaktów z byłymi stypendystami macie Państwo do dyspozycji różne oferty DAAD, które powinny odpowiadać Państwa zainteresowaniom. Zaliczają się do nich np. dobrowolne, bezpłatne korzystanie z konta poczty elektronicznej od początku stypendium, rozmaite materiały informacyjne i oferty komunikacyjne, zaproszenia na i dofinansowanie imprez i stowarzyszeń byłych stypendystów, wnioski o dalsze świadczenia po zakończeniu stypendium (nie we wszystkich programach stypendialnych). Wraz z rozpoczęciem stypendium otrzymujecie Państwo odrębnie informacje i wskazówki dotyczące oferty. Mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przekazania Państwa danych wewnętrznej administracji DAAD utrzymującej kontakty z byłymi stypendystami i sieci zewnętrznej DAAD (np. przedstawicielstwa, centra informacyjne i lektorzy) oraz wobec ewentualnego nawiązania kontaktu przez tę administrację.

Fundacji DAAD

W ramach działalności Fundacji DAAD przyznawane są również różne rodzaje stypendiów (np. kursy letnie w szkołach wyższych, stypendia semestralne, stypendia roczne, fundusz pomocy w nagłych wypadkach) finansowane ze środków Fundacji, dlatego dane kandydatów, których wnioski rekrutacyjne nie mogły zostać uwzględnione w głównym programie stypendialnym DAAD, są przekazywane Fundacji DAAD.

Może się zatem zdarzyć, że mimo odmowy przyznania stypendium, o które Państwo pierwotnie się ubiegali, otrzymacie ofertę stypendium ze środków Fundacji.

Fundacja DAAD jest finansowana m.in. z darowizn i dochodów z funduszy zasilających jej kapitał. Wielu darczyńców i fundatorów było w przeszłości stypendystami DAAD, w związku z tym dane Państwa jako byłych stypendystów są udostępniane Fundacji DAAD przez administrację utrzymującą kontakty z byłymi stypendystami. Mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przekazania Państwa danych Fundacji DAAD oraz wobec ewentualnego nawiązania kontaktu przez tę Fundację.

e) Współpraca z Państwem oraz nawiązywanie kontaktów w niemieckiej szkole wyższej: DAAD regularnie sporządza dla każdej niemieckiej szkoły wyższej zestawienie stypendystów o kierunku zgodnym z ukierunkowaniem tej szkoły, aby ułatwić szkołom wyższym wspieranie wymiany doświadczeń miedzy stypendystami i przygotowanie współpracy z nimi. Lista zawiera Państwa imię i nazwisko oraz dane umożliwiające nawiązanie kontaktów w miejscu pobytu, a w wypadku kontaktów z byłymi stypendystami - Państwa ostatnie znane nam dane kontaktowe. Mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść do DAAD sprzeciw wobec umieszczenia Państwa na wspomnianej liście.

f) Lektoraty:

Umożliwienie nawiązania kontaktów przez osoby, które są zainteresowane konsultacjami i uczestnictwem w przedsięwzięciach dydaktycznych. Dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

3. Usuwanie danych / Okres przechowywania danych

Dokumenty rekrutacyjne kandydatów, którzy nie zostali zakwalifikowani, są w ciągu trzynastu miesięcy od odmowy anonimizowane lub usuwane. W wymienionym okresie DAAD może ewentualnie wezwać niezakwalifikowanych kandydatów do ponownego ubiegania się o stypendium. Macie Państwo jednak prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przechowywania danych i ponownego zwracania się do Państwa na podstawie dokumentów rekrutacyjnych. Dane Państwa dokumentacji rekrutacyjnej zostaną wówczas natychmiast usunięte. W przypadku przyznania przez DAAD stypendium usuwamy dane, kiedy przestaną nam być niezbędne dla celów wymienionych w punktach od a) do f), o ile nie istnieje inna podstawa prawna, w szczególności ustawowy obowiązek ich przechowywania. Jeżeli taka podstawa istnieje, dane są usuwane przez nas po jej ustaniu. Dodatkowo generalnie obowiązuje zasada przechowywania Państwa danych osobowych jedynie tak długo, jak długo jest to niezbędne dla osiągnięcia celów albo - w wypadku udzielenia zgody – dopóki nie wycofają Państwo zgody oraz gdy usunięcie danych nie narusza obowiązujących przepisów.

4. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcy wewnętrzni: W DAAD dostęp do danych mają jedynie osoby, którym jest on niezbędny w celach wymienionych w pkt. 2. Jeżeli jest to konieczne dla sfinalizowania stypendium i kontaktu z Państwem (w tym kontaktu z byłymi stypendystami), Państwa dane są przekazywane właściwemu przedstawicielstwu DAAD, centrum informacyjnemu albo lektorom.

Przekazujemy Państwa dane odbiorcom zewnętrznym, jeżeli jest to niezbędne w ramach celów wymienionych w pkt. 2. Mogą to być następujący partnerzy DAAD:

a) szkoły wyższe należące do DAAD;

b) w ramach wsparcia finansowego kandydatów zagranicznych: właściwy akademicki dział współpracy z zagranicą na przyjmującej uczelni niemieckiej;

c) w ramach wspierania obywateli Niemiec i osób zrównanych z nimi w prawach (obywatele EOG i UE oraz cudzoziemcy, którzy w Niemczech zdobywają dyplom uczelni lub promocję doktorską): krajowa szkoła wyższa, w której kandydat został immatrykulowany; d) eksperci w procedurze kwalifikacyjnej; e) niemieckie ministerstwa federalne;

f) niemieckie przedstawicielstwa zagraniczne;

g) organizacje partnerskie uczestniczące w programie wsparcia finansowego i partnerzy programów stypendialnych finansowanych ze środków obcych;

h) Organizacje realizujące współpracę Niemiec z krajami rozwijającymi się, zagraniczną politykę kulturalną i edukacyjną i/lub współpracę naukowo-technologiczną (jak np.. Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GiZ), Goethe-Institut (GI), Alexander von Humboldt Stiftung AvH, Zentrale Auslands‐ und Fachvermittlung (ZAV) oraz Gesellschaft für Informatik e.V. (GI));

i) Koło Przyjaciół DAAD (DAAD‐Freundeskreis e.V.); j) szkoły wyższe, z których ukierunkowaniem zgodny jest kierunek stypendystów i lektorów;

k) podmioty przetwarzające: zewnętrzni podwykonawcy przetwarzania, z których korzystamy w celu realizacji usług na przykład w dziedzinach infrastruktury technicznej lub w celu zapewnienia treści związanych z zawartymi umowami. Podmioty przetwarzające są przez nas dobierane z zachowaniem staranności i regularnie kontrolowane w celu zapewnienia ochrony Państwa prywatności. Podwykonawcy przetwarzania mogą wykorzystywać dane wyłącznie w określonych przez nas celach.

Ponadto przekazujemy Państwa dane osobowe odbiorcom zewnętrznym poza DAAD jedynie wówczas, gdy wymaga tego realizacja i zakończenie Państwa stypendium, jeżeli jest to dozwolone na podstawie innych przepisów prawa albo jeżeli udzielili nam Państwo zgody na ich przekazanie.

5. Przetwarzanie danych w krajach trzecich

Jednostki i organizacje wymienione w pkt. 4, przetwarzające Państwa dokumentację rekrutacyjną w procesie kwalifikacyjnym mogą znajdować się również poza Unią Europejską lub poza innym państwem będącym sygnatariuszem porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym (tzw. kraje trzecie). W związku z tym nie można wykluczyć możliwości przekazania danych osobowych także jednostkom w krajach trzecich, które nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony danych. W takim wypadku konkretne wykorzystanie danych może w całości lub w części nie podlegać wpływowi DAAD w celu odpowiedniej ochrony tych danych. W odnośnym zakresie DAAD zapewni przekazywanie danych tylko w ramach przewidzianej w indywidualnym przypadku niezbędności i w celach wymienionych w pkt. 2 oraz aby zasługujące na ochronę interesy osoby, której dane dotyczą, zostały odpowiednio uwzględnione w zakresie wpływu DAAD.

Jeżeli ponadto dane przekazywane są zewnętrznym podwykonawcom przetwarzania, mającym swoją siedzibę lub miejsce przetwarzania danych w państwie nie będącym państwem członkowskim Unii Europejskiej albo w innym państwie, nie będącym sygnatariuszem porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym, przed przekazaniem danych upewniamy się, że poza ustawowo dozwolonymi wyjątkami podmiot odbierający dane zachowuje odpowiedni poziom ochrony danych (np. w formie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony) albo poprzez odpowiednie gwarancje, takie jak certyfikacja podmiotu odbierającego dane w Programie Tarczy Prywatności UE-USA albo standardowe klauzule umowne Unii Europejskiej. Możecie Państwo otrzymać u nas kopię przyjętych konkretnych regulacji zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych. Prosimy o wykorzystanie w tym celu informacji zawartych w pkt. 1.

6. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy decyzji na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych ani nie stosujemy profilowania.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Jako osoby, których dotyczą przetwarzane dane, mają Państwo w szczególności następujące prawa:

a) prawo dostępu do danych: Mają Państwo prawo uzyskania informacji o przetwarzanych i przechowywanych przez nas Państwa danych osobowych.

b) Prawo do sprostowania i usunięcia danych: Macie Państwo prawo żądania od nas sprostowania błędnych danych, a także - jeśli zostały spełnione przesłanki obowiązujących przepisów – usunięcia Państwa danych.

c) Prawo do ograniczenia przetwarzania danych: Macie Państwo prawo żądania od nas – jeśli zostały spełnione przesłanki obowiązujących przepisów – ograniczenia przetwarzania Państwa danych.

d) Prawo do przenoszenia danych: Jeżeli udostępniliście nam Państwo swoje dane na podstawie zawartej umowy lub udzielonej zgody, macie Państwo – gdy są po temu przesłanki obowiązujących przepisów - prawo żądania udostępnionych przez Państwa danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego albo przesłania tych danych przez nas innemu administratorowi.

e) Prawo do wycofania zgody: Jeżeli w przyszłości udzielilibyście nam Państwo zgody na przetwarzania Waszych danych, mogą Państwo cofnąć ją w dowolnym momencie ze skutkiem przyszłym. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych do momentu cofnięcia zgody.

f) Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Mają Państwo ponadto prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego, jeżeli uznacie Państwo, że przetwarzanie Państwa danych narusza obowiązujące prawo. Mogą Państwo zwracać się w tej sprawie do organu ochrony danych właściwego dla Państwa miejsca zamieszkania lub Państwa kraju albo do organu ochrony danych właściwego dla DAAD. Organem ochrony danych właściwym dla DAAD jest:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44 40102 Düsseldorf

Państwa kontakt z nami i wykonanie przysługujących Państwu praw: Możecie Państwo nieodpłatnie zwracać się do nas z pytaniami dotyczącymi przetwarzania Państwa danych osobowych, Państwa praw jako osób, których dotyczą przetwarzane dane i ewentualnie udzielonej zgody. Korzystając z wszystkich wymienionych wyżej praw prosimy o zwracanie się na adres poczty elektronicznej datenschutz@daad.de albo drogą pocztową na adres podany wyżej w pkt. 1. Prosimy zapewnić nam przy tym możliwość jednoznacznej identyfikacji Państwa osoby.

8. Inspektor Danych Osobowych

Kontakt z naszym Inspektorem Danych Osobowych (IOD): Scheja und Partner Rechtsanwälte mbB adw. dr Gregor Scheja Adenauerallee 136 53113 Bonn

https://www.scheja-partner.de/kontakt/kontakt.html